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浅析ERP监理各阶段需要注意的问题和技巧

ERP项目是个复杂的过程,企业光是配合实施商实施,就要花费很大的精力,甚至影响正常业务的展开,已经没有多余的精力,对ERP的实施效果进行调研和评价。到最后实施完成后,发现与预期目标还相差一大截,这时悔之已晚......

ERP监理,指的是在整个ERP项目中,对项目所涉及到的资源和目标进行监督控制。它贯穿与整个ERP项目的过程,包括从ERP咨询开始,直到ERP实施完成后的持续改善过程。

按ERP项目的实施进度来说,一般监理可分为这几个阶段:项目前期监理,项目实施监理,项目后期监理。一般来说,项目前期监理包括ERP选型,ERP咨询两个阶段;ERP实施监理包括ERP流程重组,ERP模拟演练,ERP初步上线三个阶段;ERP后期监理包括ERP的持续改善阶段。

现在国内对ERP监理还不是很重视,最主要是观念上没有转变过来。在接下来的篇幅中,笔者将结合实际工作经验,谈一谈监理的必要性及监理各个阶段要注意的问题和技巧。

(一)监理的必要性

我国现在实施ERP的成功率并不是很高,很多项目实施一半就半路搁浅了;有的项目虽然实施成功了,但也没有达到预期的目标。究其原因是有多方面,没有建立合适的监理机制是其中重要的一个原因。

对ERP项目要进行监理,主要是处于以下几个原因:

(1)ERP项目要投入大量的人力和财力,光财力少则十几万,多则几百万,上千万。企业有必要对这笔财力的支出进行监控和审计。有一家我实施的企业,有一个审计部,是专门负责项目的审计。他们的主要工作就是对照预定的目标来审核项目的实施进度和效果,只有通过他们的审核,公司才会拨下下一阶段所需的资金。

(2)ERP对企业来说,相对还是个新生事物,企业往往对ERP还不是很了解,这样,在与ERP实施商和厂商的对比中,就处于弱势的地位。若引进独立的第三方监理,就能加大对ERP厂商和实施商的监控力度,使得双方力量的对比得到平衡。

(3)ERP项目是个复杂的过程,企业光是配合实施商实施,就要花费很大的精力,甚至影响正常业务的展开,已经没有多余的精力,对ERP的实施效果进行调研和评价。到最后实施完成后,发现与预期目标还相差一大截,这时悔之已晚。

(二)监理方的选择

通常情况下,监理方选择有如下几种形式:

(1)自己公司的审计部门抽出人员组成监理团队。

这种方法的优点就是了解自己公司的缺陷,对ERP实施造成的效果感同身受,费用低廉;缺点就是缺乏独立性,其评估结果,实施方不一定能够接受。

(2)总公司派人到分公司组成监理团队。

总公司组成的监理团队,不仅对实施商进行监理,对被实施的公司本身,就能起到促动作用,更加会引起领导的重视;缺点仍然是缺乏独立性。

(3)选择独立的第三方做监理。

这优点是显而易见的,专业,独立,其形成的实施评估结果,能够被双方接受。缺点就是费用高。但是,相对于ERP几百万投资来讲,这又不足为道了。

在选择监理方时,笔者认为要考虑以下几个方面:

(1)ERP项目投资额。若ERP投资额很大,上百万的项目,选择第三方监理是很有必要的。

(2)企业本身规模。若是集团公司,ERP实施涉及到多个公司的话,建议还是选择专业的监理方。

(3)企业本身的审计制度。若企业本身的审计比较严格,可以考虑自己组成一个监理方。

(4)项目的风险。一般来说,业务单一的公司,比有多种业务的企业,实施风险要小;流通业比制造业实施风险小;机械制造业比制药业风险要小。若企业承担不起失败的风险,就要选择独立的监理公司,以把项目的风险降到最低。

(三)监理在ERP实施各个阶段主要任务及要注意的问题(这里我主要针对专业的第三方来展开论述)

项目前期监理

* 监理方根据企业的行业特点,评估ERP产品的适用性。因为监理方对ERP市场的产品比较熟悉,对其成功的案例也非常清楚;他就能够对这个ERP产品是否符合你企业的需要,提出专业性的意见。

* 监理方会从各个方面来判断实施商能否胜任,如实施方实施顾问是否稳定,有否成功实施的案例,对ERP产品的熟悉程度。

* 监理方会对ERP厂商所宣称的功能进行确认,并把他作为以后评估ERP实施效果的参数。

有监理方参加选型,可以减少企业大量的工作量,降低企业在选型过程中发生错误的概率。

从企业角度来讲,在这个阶段,企业可以要求监理方出具以下报告

(1)本企业的行业特点

(2)至少三家以上符合这个行业的ERP产品,并提供其在其他企业实施成功的案例

(3)若是独立的实施商,可以要求其提供对实施厂商的评估结论,还可以要求其调查实施商以前是否实施过该ERP产品,甚至还可以安排去上门参观实施成功的企业。